Cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp có gì?

Kế hoạch truyền thông là yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của một chiến dịch truyền thông. Vậy làm thế nào để có được kế hoạch chỉn chu và hiệu quả nhất? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là một cách tiếp cận dựa trên chính sách để cung cấp thông tin cho các bên liên quan. Kế hoạch chính thức xác định ai sẽ được cung cấp thông tin cụ thể, khi nào thông tin đó nên được cung cấp và những kênh liên lạc nào sẽ được sử dụng để cung cấp thông tin.

Một kế hoạch quản lý truyền thông hiệu quả sẽ dự đoán những thông tin nào sẽ cần được truyền đạt đến các phân khúc đối tượng cụ thể. Kế hoạch cũng phải đề cập đến việc ai có thẩm quyền truyền đạt thông tin bí mật hoặc nhạy cảm và cách thức phổ biến thông tin (email, trang web, báo cáo in hoặc bản trình bày). Cuối cùng, kế hoạch nên xác định các kênh giao tiếp mà các bên liên quan sẽ sử dụng để thu hút phản hồi và cách thức trao đổi thông tin sẽ được lập thành văn bản và lưu trữ.

Kế hoạch đóng một vai trò quan trọng trong quản lý sự thay đổi. Một chiến lược truyền thông hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp phát triển đúng hướng và hạn chế khủng hoảng không đáng có. 

9 Bước cơ bản trong việc lập kế hoạch truyền thông

Xác định mục tiêu

Trong mọi kế hoạch, việc xác định được mục tiêu là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng kế hoạch đang đi đúng hướng. Tương tự vậy, với kế hoạch truyền thông, người thực hiện cần xác định rõ mục tiêu chính của kế hoạch là gì? Sau khi trả lời được câu hỏi này, doanh nghiệp mới có thể đo lường được hiệu quả của cả kế hoạch hay chiến dịch, kết thúc cả chiến dịch, mục tiêu đề ra đã đạt được hay chưa, còn những ưu điểm và hạn chế nào cần được phát huy hoặc khắc phục.

Xác định đối tượng mục tiêu 

Đối tượng mục tiêu luôn là yếu tố quyết định cách lựa chọn hướng tiếp cận trong kế hoạch. Khi đã xác định được đối tượng mục tiêu, bạn cần chia nhỏ ra thành nhiều nhóm khác nhau để lập kế hoạch truyền thông chi tiết cho từng nhóm. Điều này sẽ giúp kế hoạch hiệu quả và đảm bảo không bị lạc hướng trong quá trình truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu.

Chiến lược truyền thông

Việc lên một chiến lược truyền thông đòi hỏi người thực hiện có tầm nhìn sâu rộng để có thể xác định được những vấn đề cần thực hiện trong toàn bộ chiến dịch. Người lập chiến dịch không chỉ phải am hiểu mục tiêu của kế hoạch, xác định được đối tượng công chúng mà còn phải vạch rõ hướng đi, cách tiếp cận, thông điệp xuyên suốt… trong cả chiến dịch và cách vận hành toàn bộ chiến dịch sao cho trôi chảy và hạn chế rủi ro.

Xem thêm >>> 5 VAI TRÒ QUAN TRỌNG CỦA CỐ VẤN TRUYỀN THÔNG ĐỐI VỚI SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP

Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông thường chiếm đến 80% thời gian, sức lực của toàn bộ dự án bởi chỉ khi thông điệp hay, đúng trọng tâm thì mới có khả năng tạo nên hiệu ứng đối với công chúng. Thông điệp là điều đầu tiên tiếp cận với khách hàng và thúc đẩy họ chuyển đổi hành vi tiêu dùng. 

Thông điệp sẽ lý giải lý do vì sao họ phải tin tưởng/ quan tâm và mua sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Do đó, thông điệp cần được xây dựng chỉn chu và gần gũi với nhu cầu thông tin, nắm bắt thị hiếu của khách hàng.

Chiến thuật thực thi

Sau khi đã thực hiện xong các bước trên, doanh nghiệp cần lựa chọn được chiến thuật thực thi cho kế hoạch truyền thông. Làm thế nào để kế hoạch triển khai trôi chảy, làm thế nào để thông điệp mang tính phổ biến, cách để kéo dài và lặp đi lặp lại của thông điệp như thế nào để công chúng không nhàm chán… Doanh nghiệp cần có một chiến thuật rõ ràng và phân định các nền tảng có thể giúp doanh nghiệp thực thi các kế hoạch, chẳng hạn như: TikTok, Facebook, Instagram, Email… 

Phân tích rủi ro trong kế hoạch

Điều quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua sau khi lập kế hoạch chính là phân tích rủi ro. Hãy xác định những rủi ro có thể gặp phải trong kế hoạch và liệt kê chúng ra. Dù là rủi ro nhỏ hay lớn, bạn cũng nên có được hướng giải quyết rõ ràng để khi những rủi do đó thật sự xảy ra, bạn sẽ không lúng túng và phạm phải sai lầm.

Hoạch định kinh phí cần cho kế hoạch

Hãy lên sẵn bảng dự trù kinh phí cho toàn bộ kế hoạch, bởi nếu kế hoạch có khả thi và hay đến đâu nhưng chỉ mới thực hiện giữa chừng phải dừng lại về vấn đề kinh phí thì sẽ tốn công sức và không hiệu quả. 

Lập ngay một bản hoạch định kinh phí và dự trù để toàn bộ kế hoạch được vận hành một cách trôi chảy, dễ dàng hơn.

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch

Sau khi kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp nên dành thời gian để đánh giá lại hiệu quả của kế hoạch. Điều này là rất cần thiết bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp tổng kết lại mọi thứ và biết được những điều họ cần làm trong kế hoạch sắp tới, cũng như xác định được những vấn đề và giải quyết chúng hiệu quả hơn.

Xem thêm >>> Viết bài đăng báo giải pháp quảng cáo hiệu quả cho doanh nghiệp

Như vậy, với 9 bước quan trọng khi lập kế hoạch truyền thông được cung cấp trên,hy vọng rằng bạn đã có được những thông tin hữu ích. Nếu bạn đang còn lúng túng trong việc lập kế hoạch truyền thông, bạn có thể LIÊN HỆ NGAY qua Hotline: 090 377 2086 cho Len Nguyễn Media để được hỗ trợ tư vấn hoàn toàn MIỄN PHÍ.

(Len Nguyễn Media)