7 Bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhất định bạn cần biết

Trong quá trình kinh doanh, nếu không khéo léo và cẩn trọng thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ khủng hoảng truyền thông và rơi vào trạng thái bị động, ảnh hưởng rất nhiều đến uy tín và thương hiệu. Len Nguyễn Media gợi ý 7 bước xử lý khủng hoảng hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé!

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Khủng hoảng truyền thông là một trong những khái niệm quen thuộc trong thời gian gần đây, khi truyền thông xã hội ngày càng phát triển. Khủng hoảng truyền thông là một sự kiện xảy ra bất ngờ và gây ảnh hưởng lớn đến các cá nhân, tổ chức hoặc các bên liên quan. Điểm đặc biệt của khủng hoảng truyền thông là hầu hết các vấn đề và sự kiện này thường được diễn ra trên các phương tiện truyền thông đại chúng hoặc mạng xã hội. 

Hiện nay, khi mạng xã hội ngày càng phát triển, công chúng bắt đầu được công khai ý kiến trên các tài khoản cá nhân và những thông tin này mang sức ảnh hưởng lớn đến cộng đồng người dùng mạng xã hội. Do đó, khi doanh nghiệp gặp phải khủng hoảng về truyền thông, nếu không xử lý và xoa dịu kịp thời thì làn sóng dư luận sẽ trở thành “ngọn lửa đốt cháy” thương hiệu mà doanh nghiệp dày công xây dựng. 

7 Bước xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả

Bước 1: Luôn trong tâm thế chủ động

Luôn trong tâm thế chủ động có nghĩa là “phòng cháy hơn chữa cháy”,  doanh nghiệp luôn phải chuẩn bị sẵn sàng, có những giải pháp xử lý khủng hoảng truyền thông ngay cả khi nó chưa xảy ra. Các doanh nghiệp cần phải có được các chiến lược cụ thể để xử lý khủng hoảng với các danh mục việc làm cụ thể và rõ ràng.

Bước 2: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”

Để có thể nắm chắc phần thắng, doanh nghiệp cần phải thu thập đầy đủ các dữ kiện về cuộc khủng hoảng mà mình đang gặp phải. Đặc biệt, doanh nghiệp cần có được sự tư vấn chính xác của các chuyên gia truyền thông và chuyên gia pháp lý để biết được những gì nên làm, cần làm và làm như thế nào. Doanh nghiệp không nên tự ý xử lý khi chưa được tư vấn để tránh làm “bùng phát những ngọn lửa” lớn khác. 

Bước 3: Phải ghi nhớ “3 KHÔNG”

Khi xử lý khủng hoảng truyền thông, có 3 điều mà doanh nghiệp nhất định không được làm. Đó là “KHÔNG IM LẶNG, KHÔNG NÉ TRÁNH, KHÔNG CUNG CẤP THÔNG TIN SƠ SÀI”. 

Khi khủng hoảng xảy ra, doanh nghiệp nợ công chúng một lời giải thích và lúc này doanh nghiệp tuyệt đối không được im lặng. Doanh nghiệp sau khi nghiên cứu và cân nhắc kỹ càng các thông tin nên công bố thì nên mời người đại diện đứng đầu của doanh nghiệp nói lời xin lỗi, giải thích cặn kẽ và tuyệt đối không được né tránh và im lặng. Thời gian tốt nhất để thực hiện việc này là trong vòng 24 tiếng sau khi khủng hoảng diễn ra.

Bước 4: Tổ chức họp báo

Họp báo sẽ là nơi để doanh nghiệp được giải thích công khai và minh bạch trước công chúng, vì thế, nếu cuộc khủng hoảng quá lớn và đang ở giai đoạn căng thẳng nhất, doanh nghiệp nên cân nhắc tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn để tổ chức họp báo giải quyết vấn đề nhanh chóng và kịp thời.

Bước 5: Tận dụng mối quan hệ với truyền thông

Một điều quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên nhớ chính là phải tận dụng các mối quan hệ với truyền thông, báo chí. Hãy giữ mối quan hệ tốt với họ để có thể cung cấp các thông tin kịp thời đến công chúng trong thời gian ngắn, tránh trường hợp khi khủng hoảng xảy ra, doanh nghiệp mới bắt đầu tìm cách liên hệ với truyền thông, báo chí để nhờ đăng tin bài đính chính, điều này sẽ mất rất nhiều thời gian và thiếu chuyên nghiệp.

Bước 6: Tận dụng Internet

Mạng xã hội đang phát triển nhanh chóng và chiếm một phần quan trọng trong đời sống mỗi ngày của người dân. Do đó, đừng quên tận dụng Internet để xử lý khủng hoảng truyền thông. Hãy chắc chắn rằng những thông tin xuất hiện trên Internet sau khủng hoảng là thông tin đã được kiểm soát, nằm trong dự tính và đây là giai đoạn quyết định sự thành công hay thất bại trong việc xử lý khủng hoảng.

Xem thêm >>> Booking Báo mạng – Giải pháp truyền thông hiệu quả, tiết kiệm mùa dịch Covid 19 cho doanh nghiệp

Bước 7: Duy trì kiểm soát và giải quyết khủng hoảng

Sau khi thực hiện 6 bước trên, khủng hoảng truyền thông đã trở về quỹ đạo và được kiểm soát thì doanh nghiệp cũng nên tiếp tục duy trì kiểm soát các thông tin cho đến khi khủng hoảng hoàn toàn được giải quyết. Nên tránh việc “ngủ quên trong chiến thắng”.

Tại sao doanh nghiệp cần có một đơn vị tư vấn chiến lược truyền thông riêng?

Khủng hoảng truyền thông là điều không ai mong muốn và cũng không ai có thể kiểm soát việc khủng hoảng không xảy ra. Cách tốt nhất để đối phó với các tình huống khi xảy ra khủng hoảng chính là cần phải có một người lãnh đạo, chuyên gia tư vấn truyền thông, chuyên xử lý khủng hoảng. Họ sẽ là người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông, cùng với các mối quan hệ sẵn có và kinh nghiệm trong nghề, các đơn vị tư vấn chiến lược truyền thông sẽ biết cách giúp doanh nghiệp vượt qua những sự cố không mong muốn. 

Mặc dù doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng bộ phận xử lý khủng hoảng truyền thông riêng nhưng sẽ tốn nhiều chi phí và thời gian đào tạo. Do đó, doanh nghiệp có thể thuê hẳn một đơn vị tư vấn chiến lược, xử lý khủng hoảng truyền thông để nắm chắc phần thắng. Đây là khoản đầu tư luôn có lợi mà doanh nghiệp nên cân nhắc.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang băn khoăn trong việc tìm kiếm đơn vị tư vấn chiến lược truyền thông, xử lý khủng hoảng truyền thông thì Len Nguyễn Media là một trong những lựa chọn hoàn hảo nhất. Len Nguyễn Media với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông, PR cho doanh nhân, doanh nghiệp sẽ giúp bạn xây dựng, định vị và phát triển thương hiệu một cách hiệu quả và hạn chế rủi ro không mong muốn.

Hãy liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất có thể nhé!

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG LEN NGUYỄN MEDIA

VPGD HCM: 64 Bis Võ Thị Sáu, Phường Tân Định, Quận 1, Tp. HCM

VPGD HN: P105, Khu TT 222D, Ngõ 260, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.

Mã số thuế : 0 3 1 3 4 7 4 5 9 0

Điện thoại : 090 377 2086 

Email: lennguyenmedia@gmail.com