Dịch vụ truyền thông – 7 Bước lập kế hoạch truyền thông

Với sự cạnh tranh ngày càng cao trên thị trường, các doanh nghiệp bên cạnh việc đẩy mạnh quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng còn cần phải dành thời gian để đầu tư vào truyền thông thương hiệu. Nhiều dịch vụ truyền thông ra đời nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu và củng cố hình ảnh trong lòng khách hàng.

Dịch vụ truyền thông là gì?

Dịch vụ truyền thông là dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan đến nghiên cứu, phân tích, đánh giá, lên kế hoạch truyền thông, giám sát thực thi kế hoạch và đánh giá kết quả. Khi sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để theo sát mà theo đó, doanh nghiệp chỉ cần quan tâm đến kết quả mang lại từ dịch vụ. Đây là một trong những dịch vụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phần truyền thông riêng áp dụng để tiết kiệm nguồn nhân lực và chi phí. Tùy vào mục đích và yêu cầu của từng doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn những dịch vụ phù hợp. 

Trong dịch vụ truyền thông, doanh nghiệp sẽ không mất thời gian để lên kế hoạch bởi người thực hiện điều này sẽ là phía người đại diện dịch vụ truyền thông. Họ sẽ là người lập ra các kế hoạch truyền thông trong tương lai gần hoặc trong khoảng bao nhiêu năm trở lại để giúp doanh nghiệp có định hướng cụ thể, rõ ràng. Vậy kế hoạch truyền thông của họ thường được lập ra dựa trên những bước nào? Hãy cùng theo dõi tiếp nhé!

Kế hoạch truyền thông là gì?

Trong bất kỳ tổ chức ở lĩnh vực nào đi chăng nữa, bước lập kế hoạch luôn luôn là yêu cầu quan trọng và không thể thiếu. Kế hoạch truyền thông cũng vậy, đây là bước phát động chiến lược, xác định rõ mục tiêu, đối tượng tiếp cận, phương thức thực hiện, phương án dự phòng, ngân sách đề ra… để đảm bảo rằng quy trình thực hiện được đúng và đầy đủ, tránh thiếu sót. Đặc biệt, khi có kế hoạch rõ ràng, sau khi thực hiện xong, doanh nghiệp sẽ có cơ sở đánh giá để rút kinh nghiệm và cải tiến trong các kế hoạch sau. 

Xem thêm >>> DIỄN ĐÀN HỢP TÁC, XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI VIỆT NAM – ASEAN VÀ VINH DANH THƯƠNG HIỆU VÀNG ASEAN NĂM 2022 TẠI SINGAPORE

7 Bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Xác định mục tiêu của chiến dịch

Bất kỳ ở một hành trình nào, để đi được đến đích, chúng ta cần biết điểm đến, mục tiêu là ở đâu. Điều này không chỉ giúp bạn định hình được hướng đi, rút ngắn được một số khoảng cách không cần thiết mà còn góp phần củng cố tinh thần, không bị lạc hướng trong quá trình thực hiện. 

Đối với dịch vụ truyền thông, họ sẽ là người thực hiện bước này bằng cách thảo luận chuyên sâu cùng đội ngũ của doanh nghiệp nhằm tìm ra những mục tiêu quan trọng trong chiến dịch truyền thông, cũng như đánh giá SWOT để đưa ra định hướng đúng đắn hơn. 

Một số mô hình bạn có thể tham khảo trong bước xác định mục tiêu bao gồm: SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) và SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time – focus).

Xác định công chúng mục tiêu 

Công chúng mục tiêu được hiểu là người mà bạn đang nhắm đến và người sẽ nhận thông điệp mà bạn đề ra trong kế hoạch truyền thông. Dịch vụ truyền thông với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đã quen với việc lập kế hoạch truyền thông, họ sẽ dễ dàng xác định được đâu là Receiver (người nhận) trong kế hoạch của họ sau khi bàn bạc cùng doanh nghiệp. 

Việc xác định rõ công chúng mục tiêu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian suy nghĩ thông điệp và hạn chế việc sử dụng thông điệp không phù hợp. Bản chất của truyền thông chính là ngắn gọn – dễ hiểu – dễ nhớ, do đó hãy làm sao để xác định được receiver, biết được sở thích và cách họ tiếp nhận thông tin của họ để chọn thông điệp đúng.

Tạo nên thông điệp truyền thông đồng nhất

Để bán được hàng, để có thể tạo ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng, bạn cần có nội dung hay, đúng và đủ. Đặc biệt trong kế hoạch truyền thông, các thông điệp cần phải bám sát vào đối tượng mục tiêu, phải để họ hiểu được bạn đang nói gì với họ, và bằng cách nào họ có thể ghi nhớ được thông điệp này nhanh chóng.

Một số lưu ý của các dịch vụ truyền thông khi sáng tạo thông điệp như: tập trung truyền tải thông tin bạn đã làm và vì sao bạn làm điều đó; truyền tải những điều sáng tạo và mới mẻ; thông điệp phải bám sát vào mục tiêu đã đề ra; thông điệp sẽ được truyền tải dưới hình thức gì…

Lập kế hoạch truyền thông chi tiết

Lập kế hoạch truyền thông chi tiết là công đoạn tốt nhiều thời gian và cần có sự tính toán kỹ lưỡng dựa trên mọi phương diện. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có bộ phận hoặc đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực, hãy thuê dịch vụ truyền thông để chắc rằng bạn có được một kế hoạch chuẩn xác, thiết thực và đúng đắn nhất. 

Chọn kênh truyền thông phù hợp

Đừng quên lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với đối tượng mục tiêu mà bạn đề ra. Bởi, điều này quyết định sự thành công hay thất bại của cả chiến dịch. Chẳng hạn, nếu đối tượng mục tiêu của bạn là những người trẻ thì các phương tiện truyền thông trên mạng xã hội như: Facebook, Tiktok, Instagram… sẽ là lựa chọn thích hợp nhưng nếu đối tượng của bạn là người lớn tuổi thì truyền thông trên truyền hình, báo chí sẽ những kênh nên cân nhắc. 

Dự trù ngân sách cho dịch vụ truyền thông

Khi thuê dịch vụ truyền thông thực hiện kế hoạch, bạn cần dự trù khoảng ngân sách cần có để đảm bảo rằng khi vận hành các kế hoạch sẽ luôn trôi chảy mà không gặp rắc rối về tài chính. Hoặc nếu bạn chủ động thực hiện kế hoạch tại công ty thì hãy dành thời gian xem xét kỹ các khoản chi và chi phí phát sinh nhé.

Xem thêm >>> LỄ CÔNG BỐ THƯƠNG HIỆU VÀNG

Đo lường và tiến hành báo cáo

Dù tự thực hiện kế hoạch truyền thông tại công ty hay thuê dịch vụ truyền thông thì bước đo lường và tiến hành báo cáo luôn là bước quan trọng không thể thiếu. Bởi chỉ khi đo lường và báo cáo kết quả, bạn mới có cái nhìn tổng quan về cả chiến lược, điều này góp phần giúp đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức cần cải tiến hay phát huy trong những kế hoạch sau. 

Như vậy, trên đây là 7 bước lập kế hoạch truyền thông hoàn hảo dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu chưa đủ tự tin trong việc lập kế hoạch của riêng mình, bạn hãy cân nhắc đến việc thuê dịch vụ truyền thông. Mặc dù khoản chi phí ban đầu có thể đáng lo ngại nhưng nếu tính toán về mặt hiệu quả lâu dài thì hoàn toàn xứng đáng. Bởi, khi có dịch vụ truyền thông, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí để chi trả cho nhân lực của công ty. Hơn nữa, với kinh nghiệm vốn có của những người chuyên làm truyền thông, họ sẽ biết cách để đưa ra những phương án hiệu quả và thiết thực. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyên tư vấn marketing – truyền thông, hãy LIÊN HỆ NGAY cho Len Nguyễn Media qua Hotline: 090 377 2086 hoặc email: lennguyenmedia@gmail.com để được tư vấn MIỄN PHÍ và hỗ trợ tốt nhất.

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG LEN NGUYỄN MEDIA

Trụ sở HCM: 64Bis Võ Thị Sáu, Phường Tân Định, Quận 1, Tp. HCM

VPĐD Hà Nội: P105, Khu TT 222D, Ngõ 260, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.

Hotline: 090 377 2086 – 0983 977 845 – MST: 0313474590

Email: lennguyenmedia@gmail.com

Website: lennguyenmedia.com